La gestión documental, herramienta clave para recuperar la confianza

Fecha: Jue, 29/10/2009 - 14:22 Fuente:

Por Francisco Calvache, Director de Océ Business Services / Document Printing

La crisis del sistema financiero sigue copando la actualidad y todavía seguimos sin vislumbrar claramente la salida. No obstante, si algo podemos sacar en claro de esta crisis crediticia es la importancia que la correcta gestión de la información ha de tener para contribuir a reforzar la confianza

La gestión documental, herramienta clave para recuperar la confianza Francisco Calvache, Director de Océ Business Services/Document Printing

Los documentos, bien en papel o bien en formato digital, desempeñarán un papel fundamental en la consolidación de la fiabilidad que ahora tantos añoran.
Desde que se comienzan a tratar los datos hasta que llegan a los mandos de decisión, es necesario enfrentarse a todo el proceso en su conjunto de manera ordenada. Mediante nuevos impulsos y reformas legislativas, los bancos, las aseguradoras y los fondos de pensiones han de asentarse en un sistema que garantice plenamente la confianza.
Pero, ¿cuál ha de ser el punto de partida en tal reforma? Sin lugar a dudas, los documentos; la documentación irrebatible –bien en formato físico o ya en formato digital- ha de constituir un elemento esencial para garantizar que se cumpla con la legislación. Bajo el nombre genérico de gestión documental, las soluciones técnicas y basadas en procesos están llamadas a garantizar la autenticidad y el carácter exclusivo de todo tipo de documentos digitales. Es necesario tener en cuenta que “documento” no equivale ya a “papel”, sino a “información”.
No tenemos que remontarnos muy atrás en el tiempo para encontrar casos en los que una correcta gestión documental habría sido de vital utilidad; la reciente estafa mundial protagonizada por Bernard Madoff es un claro ejemplo de ello. Éste fue capaz de hacer recircular billones de dólares sin que sus transacciones generasen alarma alguna, pero eso no significa que no quedasen recogidas en sistemas de información basados en documentos. Simplemente, los organismos reguladores no supieron o no se preocuparon de utilizarlos adecuadamente.
También podemos citar los famosos fraudes de Enron y WolrdCom de finales de 2001, cuando encontraron al contable Arthur Andersen destruyendo documentos incriminatorios a medianoche. Andersen no reparó en que los originales estaban almacenados en formato digital, con lo que tal acción sólo sirvió para facilitar su imputación.
Por ello, leyes de gran calado como la Sarbanes-Oxley en EE.UU (también conocida como Acta de Reforma de la Contabilidad Pública de Empresas y de Protección al Inversionista) han obligado a las compañías a llevar a cabo registros de gestión desde julio de 2002, puesto que los documentos son un factor clave para probar los casos de fraude. Dentro de una gestión documental mayor, la gestión de los registros ayuda a reconstruir cualquier hecho y a posibilitar la supervisión, pudiendo conocer en cualquier momento quién hizo qué y cuándo.
De igual modo, la sobreinformación que caracteriza al mundo actual también incide notablemente sobre la gestión documental. La información existente en todo el mundo se multiplica por dos cada seis meses –cuando en los 80 se doblaba cada seis años-, con lo que es más difícil saber si un dato en el que basamos una decisión no está desfasado en el momento de llevarla a cabo.
En consecuencia, la gestión documental ha de incorporar necesariamente la gestión de los registros, y no sólo por exigencias legislativas, sino para mejorar la capacidad de toma de decisiones y su agilidad. En épocas de crisis como la actual, toda ayuda es poca.

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